Conditions générales d'utilisation et de vente

Dernière mise à jour : 11 octobre 2026 (version 2026-10-11)

1. Éditeur et objet

Le logiciel DropTrace (le « Service ») est édité par un entrepreneur individuel en cours d'immatriculation en Belgique, sous le nom commercial « DropTrace » (« DropTrace », « nous ») — voir les mentions légales pour les coordonnées complètes.

Les présentes conditions générales d'utilisation et de vente (« CGU/CGV ») régissent l'accès et l'utilisation du Service par toute personne créant ou utilisant un compte (l'« Utilisateur »), et la souscription des abonnements par l'entreprise cliente (le « Client »). Le Service est réservé aux professionnels : le Client déclare souscrire pour les besoins de son activité professionnelle. Les présentes conditions sont acceptées par une action explicite (case à cocher) lors de la création du compte ou de la souscription. Les conditions particulières acceptées par écrit prévalent en cas de contradiction.

2. Description du service

DropTrace est un logiciel de gestion en ligne (SaaS) pour les professionnels de la livraison : sous-traitants, transporteurs, chauffeurs et responsables de dépôt. Il permet notamment la prise de service et le rapport de fin de journée (photos, comptages de colis, relais, collectes, retours), le pointage, la gestion des chauffeurs, tournées, zones et tarifs, le calcul automatisé de la paie, du chiffre d'affaires et des marges, les exports Excel, les relevés de préfacturation, la gestion des incidents et réclamations, les discussions et, selon l'offre, des fonctions d'intelligence artificielle.

Les fonctions accessibles dépendent de l'offre, du rôle et des autorisations de chaque Utilisateur. Les descriptions commerciales ne constituent pas une garantie de résultat financier. DropTrace peut faire évoluer le Service sans supprimer arbitrairement les caractéristiques essentielles de l'abonnement souscrit.

3. Comptes, rôles et responsabilités

Le Service distingue plusieurs rôles : chauffeur, manager, administrateur (patron d'un sous-traitant) et responsable dépôt. Le compte « sous-traitant » se crée en libre-service depuis le site ; les comptes chauffeurs et managers sont créés par l'administrateur du Client. Les informations fournies doivent être exactes et tenues à jour.

Chaque Utilisateur garde ses identifiants confidentiels. Le Client est responsable des Utilisateurs qu'il autorise, des rôles qu'il attribue et de la désactivation des comptes des personnes qui ne doivent plus accéder à ses données. DropTrace peut demander une vérification raisonnable de certaines informations (notamment le numéro de TVA) afin de prévenir la fraude. Accéder sans autorisation à un autre compte ou aux données d'une autre entreprise est interdit.

3bis. Propriété intellectuelle et usage autorisé

Le logiciel DropTrace — son code source, son architecture, la structure de sa base de données, son interface et son modèle de tarification — est la propriété exclusive de DropTrace et protégé par le droit d'auteur et le droit des bases de données. L'accès au Service, y compris pendant le mois offert ou une démonstration, confère un simple droit d'usage professionnel, non exclusif et limité à la durée du contrat : il ne constitue en aucun cas une cession de droits sur le logiciel.

Sans autorisation écrite préalable de DropTrace, il est interdit :

• de copier, décompiler, désassembler ou tenter d'extraire le code source ou la structure de la base de données du Service ;
• d'utiliser l'accès au Service — y compris à des fins de démonstration ou d'évaluation — pour concevoir, développer ou faire développer un logiciel reproduisant substantiellement ses fonctionnalités, son interface ou son modèle de tarification ;
• de revendre, sous-licencier ou mettre à disposition d'un tiers l'accès au Service en dehors de son propre usage professionnel ;
• de contourner les protections techniques du Service ou d'accéder frauduleusement à ses systèmes.

Toute violation de cette clause constitue une contrefaçon et/ou une rupture des présentes conditions, pouvant donner lieu à la résiliation immédiate du compte concerné et à des poursuites judiciaires, sans préjudice de dommages et intérêts. Ces restrictions s'appliquent sous réserve des exceptions légales impératives. Les données et contenus fournis par le Client restent sa propriété (article 9).

4. Mois offert

Tout nouveau Client « sous-traitant » bénéficie d'un premier mois offert, donnant accès à l'ensemble des fonctions de l'offre souscrite, 0 € débité pendant toute sa durée. Une carte bancaire valide est enregistrée dès l'inscription via Stripe pour activer ce mois ; l'accès reste suspendu tant qu'aucune carte n'a été enregistrée.

Le mois offert est un avantage tarifaire intégré au contrat, et non une période d'essai librement résiliable : l'acceptation de l'offre engage le Client dès l'inscription (article 6). À l'issue de ce mois, la facturation démarre automatiquement sur la carte enregistrée, selon le tarif et le rythme de paiement affichés et acceptés lors de la souscription. Aucun droit de rétractation n'est prévu, le Service étant réservé aux professionnels, sans préjudice des droits impératifs éventuellement applicables.

5. Tarifs et facturation

Les prix sont exprimés en euros hors TVA ; ceux affichés et acceptés lors de la souscription forment le prix contractuel. La TVA est ajoutée sur chaque facture : TVA belge de 21 %, ou autoliquidation (0 %, TVA due par le client) pour un client établi dans un autre État membre de l'Union européenne et disposant d'un numéro de TVA valide. Le paiement est géré par notre prestataire Stripe (prélèvement automatique sur la carte enregistrée, au rythme choisi : mensuel, ou annuel avec une réduction de 10 %). DropTrace ne stocke jamais les données de carte bancaire. Une facture est émise à chaque échéance et reste consultable depuis l'espace de gestion. Le Client fournit des coordonnées de facturation exactes.

Chauffeurs fixes.

• L'abonnement est calculé sur le nombre de chauffeurs fixes actifs, au tarif dégressif par palier : 19,99 € HT par chauffeur et par mois du 1er au 3e chauffeur, 14,99 € HT du 4e au 10e, 9,99 € HT à partir du 11e. Chaque chauffeur est facturé au prix de sa tranche.
• Le nombre de chauffeurs fixes déclaré à l'inscription constitue un minimum facturé pendant toute la durée de l'engagement, même si le Client en a moins d'actifs.
• Si le Client dépasse ce minimum, le nouveau nombre devient le minimum facturé jusqu'au terme de l'engagement.
• Un chauffeur fixe ajouté en cours de période est facturé au prorata des jours restants de la période en cours, puis au tarif plein.

Chauffeurs remplaçants.

• Les chauffeurs remplaçants ne font pas partie de l'abonnement : ils sont facturés 1,49 € HT par jour presté (jour où le remplaçant a enregistré une prise de service ou un rapport de fin, compté une seule fois par jour), plafonné à 19,99 € HT par remplaçant et par mois.
• Les jours d'un mois sont facturés à partir du 1er du mois suivant. Les jours compris dans le mois offert ne sont pas facturés.
• Lorsque le minimum de chauffeurs fixes facturé n'est pas entièrement occupé, chaque place payée et inoccupée couvre gratuitement un remplaçant, en priorité celui qui a presté le plus de jours.
• L'administrateur choisit le statut « fixe » ou « remplaçant » de chaque chauffeur dans l'écran Chauffeurs et reste responsable de l'exactitude de ce choix.

Pack IA. Le Pack IA (DropTrace Intelligence, Finance IA, analyse assistée des factures carburant) est facturé 29,99 € HT par mois, quel que soit le nombre de chauffeurs. Tant que le compte ne compte qu'un seul chauffeur fixe facturé, il est facturé 10,00 € HT par mois (tarif solo) : un sous-traitant qui roule seul paie donc 29,99 € HT par mois au total (19,99 € pour son chauffeur + 10,00 € de Pack IA, inclus d'office à l'inscription). Le Pack IA repasse automatiquement au tarif normal dès le deuxième chauffeur fixe facturé. En paiement annuel, la réduction de 10 % s'applique également.

Responsables de dépôt. Les conditions tarifaires propres aux responsables de dépôt leur sont présentées lors de leur inscription ou de l'activation d'une option, avant toute confirmation.

Modification des prix. Les prix acceptés ne peuvent pas être modifiés pendant l'engagement initial. Toute modification ultérieure est communiquée par email au moins un mois à l'avance. Les variations dues à l'ajout de chauffeurs ou à l'activation d'une option suivent les règles ci-dessus et sont annoncées avant validation.

6. Durée, engagement et résiliation

Engagement initial. Après le mois offert, l'abonnement est souscrit pour une durée ferme et payante de douze (12) mois, quel que soit le rythme de paiement choisi : mensuel (prix plein, prélevé chaque mois) ou annuel (règlement en une fois pour les douze mois, avec une réduction de 10 %). Le rythme de paiement ne modifie pas la durée de l'engagement. La durée minimale totale est donc de treize (13) mois à compter de l'inscription. L'abonnement n'est pas résiliable par le Client avant ce terme, sauf manquement grave de DropTrace, force majeure ou autre motif prévu par la loi applicable.

Après l'engagement. À l'issue de l'engagement initial, l'abonnement se poursuit sans nouvel engagement, par périodes successives correspondant au rythme de paiement (un mois en mensuel, un an en annuel). Il peut alors être résilié depuis l'espace de gestion (Abonnement) ou par écrit à contact@droptrace.eu, moyennant un préavis d'un (1) mois : la résiliation prend effet à la fin de la première période de facturation qui se termine au moins un mois après sa notification. En paiement annuel, une résiliation notifiée tardivement prend donc effet à la fin de l'année suivante. Une résiliation notifiée au moins un mois avant le terme de l'engagement initial prend effet à ce terme. La date de fin effective est indiquée au Client.

Pack IA. Le Pack IA est lui aussi couvert par l'engagement initial. Qu'il soit souscrit à l'inscription ou ajouté en cours d'engagement, il reste dû jusqu'au terme de l'engagement de l'abonnement principal et ne peut pas être désactivé avant cette date. Il peut être activé à tout moment depuis l'espace de gestion. Après ce terme, il peut être désactivé à tout moment, avec effet à la fin de la période en cours, sans incidence sur l'abonnement principal. Les Clients inscrits sous une version antérieure des présentes conditions conservent, pour le Pack IA, les conditions qu'ils ont acceptées lors de leur inscription.

Conséquences financières. Les sommes dues au titre de l'engagement restent exigibles en cas de résiliation anticipée non justifiée, dans les limites du droit applicable. Aucun remboursement n'est dû pour une période entamée. Ces règles ne privent pas le Client de ses droits en cas de manquement imputable à DropTrace.

7. Impayés

En cas d'échec de paiement, DropTrace invite le Client à régulariser sa situation ; l'accès peut être suspendu jusqu'à régularisation. Les données ne sont jamais supprimées du seul fait d'un impayé. Les retards de paiement peuvent donner lieu aux intérêts et à l'indemnité de recouvrement prévus par la loi belge relative aux transactions commerciales. Les sommes restant dues au titre de l'engagement demeurent exigibles.

8. Obligations du Client, calculs et préfacturation

Le Client utilise le Service dans le cadre de son activité et dans le respect du droit applicable (droit du travail, obligations fiscales et sociales, droits des personnes dont il traite les données). Il configure lui-même ses tarifs et règles de calcul et dispose des autorisations nécessaires pour les données qu'il importe.

DropTrace calcule automatiquement la paie, le chiffre d'affaires, les marges et les relevés de préfacturation à partir des données saisies et des paramètres choisis par le Client. Ces montants doivent être vérifiés avant toute utilisation officielle. Les relevés de préfacturation ne sont pas des factures fiscales : le Client reste responsable de ses factures et documents comptables définitifs. Les résultats des fonctions d'intelligence artificielle sont une aide à la décision et peuvent comporter des erreurs ; ils doivent être contrôlés par un humain. Ces règles ne constituent pas une exonération générale de responsabilité pour les erreurs imputables au logiciel.

9. Contenus, données et responsables de dépôt

Les photos, comptages et informations saisis (prises de service, rapports, réclamations) restent la propriété du Client ou de l'Utilisateur concerné. DropTrace ne les utilise que pour fournir le Service et, de façon anonymisée le cas échéant, pour l'améliorer.

Pour les données personnelles que le Client lui confie (notamment celles de ses chauffeurs), DropTrace agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il les traite uniquement pour fournir le Service et selon les instructions du Client, assure leur confidentialité et leur sécurité, et n'y fait appel qu'à des prestataires présentant des garanties suffisantes. Le Client reste responsable des traitements qu'il décide et de l'information de ses collaborateurs. Le détail figure dans la politique de confidentialité (RGPD), qui fait partie intégrante des présentes conditions.

Responsables de dépôt. Un sous-traitant rattaché à un responsable dépôt (par invitation acceptée) lui donne accès aux données opérationnelles nécessaires au suivi de son activité (rapports, présence, écarts, réclamations), jamais à ses discussions internes. L'usage de DropTrace ne crée ni ne modifie la relation commerciale entre le responsable dépôt, le sous-traitant et les chauffeurs.

10. Hébergement, sécurité et conservation

Le Service s'appuie notamment sur Netlify (site et fonctions serveur), Supabase (authentification, base de données, stockage des photos), Stripe (paiements), Resend (emails), Anthropic (fonctions d'intelligence artificielle) et les services de notification d'Apple et de Google. Les données de chaque entreprise sont séparées et protégées par des contrôles d'accès appliqués au niveau de la base de données.

Les photos de prise de service et de fin de journée sont supprimées automatiquement après 90 jours. Les autres données sont conservées pendant la durée du contrat et selon la politique de confidentialité. Le Client peut exporter ses données (exports Excel) à tout moment jusqu'à la fin de son contrat.

11. Services externes

Certaines fonctions s'utilisent avec des services externes (par exemple Stripe, ou l'extension DropTrace pour la plateforme Colis Privé, qui fonctionne avec la session du Client sur cette plateforme). Le Client doit disposer des droits et autorisations nécessaires. DropTrace ne garantit pas la disponibilité d'une plateforme externe indépendante, dont les changements peuvent affecter temporairement certaines fonctions. DropTrace n'est ni affilié à Colis Privé, ni agréé par Colis Privé.

12. Disponibilité et support

DropTrace met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la fiabilité du Service, sans garantie d'absence totale d'interruption ou d'erreur ; aucun taux de disponibilité chiffré n'est garanti. Des interruptions peuvent survenir lors des mises à jour, maintenances ou incidents ; les maintenances importantes sont annoncées lorsque c'est possible. Le support est joignable à contact@droptrace.eu et depuis l'application.

13. Responsabilité

Chaque partie répond de ses manquements conformément au droit applicable. DropTrace ne saurait être tenu responsable des pertes indirectes (perte de chiffre d'affaires, perte de données résultant d'un usage non conforme), des informations saisies par les Utilisateurs, ni des décisions prises sur la seule base des calculs automatisés ou des résultats de l'intelligence artificielle sans vérification. Aucune limitation ne s'applique en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, ni lorsqu'elle serait interdite par la loi.

14. Suspension pour motif légitime

DropTrace peut suspendre temporairement un compte lorsque c'est nécessaire pour prévenir un risque sérieux de sécurité, une fraude, un usage illicite ou une violation de l'article 3bis. La suspension est proportionnée et, lorsque les circonstances le permettent, précédée d'une information. Chaque partie peut faire valoir les mécanismes légaux de résolution du contrat en cas d'inexécution grave. La fin du Service ne dispense pas les parties de leurs obligations en matière de données, de confidentialité et de paiement.

15. Modification des conditions

Ces conditions peuvent être mises à jour ; la date et la version figurent en haut de cette page. Les changements substantiels sont communiqués par email aux Clients actifs avant leur entrée en vigueur. Les conditions essentielles acceptées pour un engagement en cours (prix, durée) ne sont pas modifiées pendant celui-ci. La version acceptée par chaque Client est enregistrée lors de sa souscription.

16. Droit applicable, litiges et langue

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. Toute réclamation peut être adressée à contact@droptrace.eu ; les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux belges. Les présentes conditions existent en français, néerlandais et anglais ; en cas de divergence, la version française fait foi. Si une clause était déclarée invalide, les autres resteraient applicables.

17. Contact

Pour toute question relative à ces conditions, écrivez-nous à contact@droptrace.eu.