Algemene gebruiks- en verkoopvoorwaarden
Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026 (versie 2026-10-11)
1. Uitgever en voorwerp
De software DropTrace (de “Dienst”) wordt uitgegeven door een eenmanszaak in oprichting in België, onder de handelsnaam “DropTrace” (“DropTrace”, “wij”) — zie de wettelijke vermeldingen voor de volledige contactgegevens.
Deze algemene gebruiks- en verkoopsvoorwaarden (“Voorwaarden”) regelen de toegang tot en het gebruik van de Dienst door iedereen die een account aanmaakt of gebruikt (de “Gebruiker”), en het afsluiten van abonnementen door het klantbedrijf (de “Klant”). De Dienst is voorbehouden aan professionals: de Klant verklaart in te tekenen voor zijn beroepsactiviteit. Deze Voorwaarden worden aanvaard door een uitdrukkelijke handeling (vinkje) bij het aanmaken van het account of bij de inschrijving. Schriftelijk aanvaarde bijzondere voorwaarden hebben voorrang bij tegenstrijdigheid.
2. Beschrijving van de dienst
DropTrace is online beheersoftware (SaaS) voor professionals in de pakketbezorging: onderaannemers, vervoerders, chauffeurs en depotverantwoordelijken. De Dienst omvat onder meer de dienststart en het dagrapport (foto's, tellingen van pakketten, relais, ophalingen en retours), het inklokken, het beheer van chauffeurs, rondes, zones en tarieven, de automatische berekening van loon, omzet en marges, Excel-exports, pre-facturatieoverzichten, het beheer van incidenten en klachten, gesprekken en, afhankelijk van het abonnement, functies met artificiële intelligentie.
De beschikbare functies hangen af van het abonnement, de rol en de rechten van elke Gebruiker. Commerciële beschrijvingen vormen geen garantie op een financieel resultaat. DropTrace kan de Dienst laten evolueren zonder de essentiële kenmerken van het afgesloten abonnement willekeurig te schrappen.
3. Accounts, rollen en verantwoordelijkheden
De Dienst kent verschillende rollen: chauffeur, manager, beheerder (baas van een onderaannemer) en depotverantwoordelijke. Het account “onderaannemer” wordt zelf aangemaakt via de website; accounts van chauffeurs en managers worden aangemaakt door de beheerder van de Klant. De verstrekte gegevens moeten juist en actueel zijn.
Elke Gebruiker houdt zijn inloggegevens vertrouwelijk. De Klant is verantwoordelijk voor de Gebruikers die hij toelaat, de rollen die hij toekent en het deactiveren van accounts van personen die geen toegang meer mogen hebben. DropTrace kan een redelijke controle van bepaalde gegevens vragen (onder meer het btw-nummer) om fraude te voorkomen. Zonder toestemming toegang nemen tot een ander account of tot gegevens van een ander bedrijf is verboden.
3bis. Intellectuele eigendom en toegelaten gebruik
De software DropTrace — de broncode, de architectuur, de structuur van de databank, de interface en het tariefmodel — is exclusief eigendom van DropTrace en beschermd door het auteursrecht en het databankenrecht. De toegang tot de Dienst, ook tijdens de gratis maand of een demonstratie, geeft enkel een professioneel, niet-exclusief gebruiksrecht beperkt tot de duur van het contract: zij vormt in geen geval een overdracht van rechten op de software.
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DropTrace is het verboden:
- de broncode of de structuur van de databank van de Dienst te kopiëren, te decompileren, te disassembleren of te proberen te achterhalen;
- de toegang tot de Dienst — ook voor demonstratie of evaluatie — te gebruiken om software te ontwerpen, te ontwikkelen of te laten ontwikkelen die de functies, de interface of het tariefmodel wezenlijk nabootst;
- de toegang tot de Dienst door te verkopen, in sublicentie te geven of ter beschikking te stellen van een derde buiten het eigen beroepsgebruik;
- de technische beveiligingen van de Dienst te omzeilen of frauduleus toegang te nemen tot de systemen.
Elke inbreuk op deze bepaling vormt namaak en/of een schending van deze Voorwaarden en kan leiden tot de onmiddellijke beëindiging van het betrokken account en tot gerechtelijke stappen, onverminderd schadevergoeding. Deze beperkingen gelden onder voorbehoud van dwingende wettelijke uitzonderingen. De gegevens en inhoud van de Klant blijven zijn eigendom (artikel 9).
4. Gratis maand
Elke nieuwe Klant “onderaannemer” krijgt een eerste maand gratis, met toegang tot alle functies van het gekozen abonnement, €0 aangerekend gedurende die hele periode. Een geldige betaalkaart wordt bij de inschrijving via Stripe geregistreerd om deze maand te activeren; de toegang blijft geschorst zolang geen kaart is geregistreerd.
De gratis maand is een tariefvoordeel dat deel uitmaakt van het contract, geen vrij opzegbare proefperiode: door het aanbod te aanvaarden verbindt de Klant zich vanaf de inschrijving (artikel 6). Na deze maand start de facturatie automatisch op de geregistreerde kaart, tegen de prijs en het betaalritme die bij de inschrijving getoond en aanvaard werden. Er geldt geen herroepingsrecht, aangezien de Dienst voorbehouden is aan professionals, onverminderd eventuele dwingende rechten.
5. Prijzen en facturatie
De prijzen zijn uitgedrukt in euro exclusief btw; de prijzen getoond en aanvaard bij de inschrijving vormen de contractuele prijs. Op elke factuur wordt btw toegevoegd: Belgische btw van 21%, of verlegging (0%, btw verschuldigd door de klant) voor een klant gevestigd in een andere EU-lidstaat met een geldig btw-nummer. De betaling verloopt via onze dienstverlener Stripe (automatische afschrijving op de geregistreerde kaart, maandelijks, of jaarlijks met 10% korting). DropTrace bewaart nooit kaartgegevens. Op elke vervaldag wordt een factuur opgemaakt, die raadpleegbaar blijft in de beheeromgeving. De Klant verstrekt juiste facturatiegegevens.
Vaste chauffeurs.
- Het abonnement wordt berekend op het aantal actieve vaste chauffeurs, tegen een degressief tarief per schijf: €19,99 excl. btw per chauffeur per maand voor de 1e tot 3e chauffeur, €14,99 voor de 4e tot 10e, €9,99 vanaf de 11e. Elke chauffeur wordt gefactureerd tegen de prijs van zijn schijf.
- Het aantal vaste chauffeurs opgegeven bij de inschrijving vormt een gefactureerd minimum gedurende de hele verbintenis, ook als de Klant er minder actief heeft.
- Overschrijdt de Klant dit minimum, dan wordt het nieuwe aantal het gefactureerde minimum tot het einde van de verbintenis.
- Een vaste chauffeur die in de loop van een periode wordt toegevoegd, wordt pro rata van de resterende dagen van de lopende periode gefactureerd, daarna tegen het volle tarief.
Vervangende chauffeurs.
- Vervangende chauffeurs maken geen deel uit van het abonnement: zij worden gefactureerd tegen €1,49 excl. btw per gewerkte dag (dag waarop de vervanger een dienststart of dagrapport registreerde, één keer per dag geteld), met een plafond van €19,99 excl. btw per vervanger en per maand.
- De dagen van een maand worden gefactureerd vanaf de 1e van de volgende maand. Dagen binnen de gratis maand worden niet gefactureerd.
- Wanneer het gefactureerde minimum aan vaste chauffeurs niet volledig gebruikt wordt, dekt elke betaalde en onbezette plaats gratis één vervanger, bij voorrang degene met de meeste gewerkte dagen.
- De beheerder kiest het statuut “vast” of “vervanger” van elke chauffeur in het scherm Chauffeurs en blijft verantwoordelijk voor die keuze.
IA-pakket. Het IA-pakket (DropTrace Intelligence, Finance IA, ondersteunde analyse van brandstoffacturen) kost €29,99 excl. btw per maand, ongeacht het aantal chauffeurs. Zolang het account slechts één gefactureerde vaste chauffeur telt, kost het €10,00 excl. btw per maand (solotarief): een onderaannemer die alleen rijdt, betaalt dus in totaal €29,99 excl. btw per maand (€19,99 voor de chauffeur + €10,00 IA-pakket, standaard inbegrepen bij de inschrijving). Vanaf de tweede gefactureerde vaste chauffeur geldt automatisch opnieuw het normale tarief. Bij jaarlijkse betaling geldt ook de korting van 10%.
Depotverantwoordelijken. De tariefvoorwaarden voor depotverantwoordelijken worden hen bij de inschrijving of bij het activeren van een optie getoond, vóór elke bevestiging.
Prijswijzigingen. Aanvaarde prijzen wijzigen niet tijdens de initiële verbintenis. Elke latere wijziging wordt minstens een maand vooraf per e-mail meegedeeld. Wijzigingen door het toevoegen van chauffeurs of het activeren van een optie volgen de regels hierboven en worden vóór bevestiging getoond.
6. Duur, verbintenis en opzegging
Initiële verbintenis. Na de gratis maand wordt het abonnement afgesloten voor een vaste en betalende duur van twaalf (12) maanden, ongeacht het gekozen betaalritme: maandelijks (volle prijs, elke maand afgeschreven) of jaarlijks (in één keer voor twaalf maanden, met 10% korting). Het betaalritme wijzigt de duur van de verbintenis niet. De minimale totale duur bedraagt dus dertien (13) maanden vanaf de inschrijving. De Klant kan niet opzeggen vóór deze termijn, behalve bij een ernstige tekortkoming van DropTrace, overmacht of een andere wettelijke reden.
Na de verbintenis. Na de initiële verbintenis loopt het abonnement verder zonder nieuwe verbintenis, in opeenvolgende periodes volgens het betaalritme (een maand bij maandelijkse, een jaar bij jaarlijkse betaling). Het kan dan worden opgezegd via de beheeromgeving (Abonnement) of schriftelijk via contact@droptrace.eu, met een opzegtermijn van één (1) maand: de opzegging gaat in aan het einde van de eerste factuurperiode die minstens een maand na de kennisgeving eindigt. Bij jaarlijkse betaling gaat een laattijdige opzegging dus in aan het einde van het volgende jaar. Een opzegging minstens een maand vóór het einde van de initiële verbintenis gaat in op die datum. De effectieve einddatum wordt aan de Klant meegedeeld.
IA-pakket. Ook het IA-pakket valt onder de initiële verbintenis. Of het nu bij de inschrijving of tijdens de verbintenis werd toegevoegd, het blijft verschuldigd tot het einde van de verbintenis van het hoofdabonnement en kan niet vóór die datum worden uitgeschakeld. Het kan op elk moment worden geactiveerd via de beheeromgeving. Na die datum kan het op elk moment worden uitgeschakeld, met ingang van het einde van de lopende periode, zonder gevolg voor het hoofdabonnement. Klanten die zich inschreven onder een eerdere versie van deze Voorwaarden behouden voor het IA-pakket de voorwaarden die zij toen aanvaardden.
Financiële gevolgen. De bedragen verschuldigd onder de verbintenis blijven opeisbaar bij een ongerechtvaardigde vroegtijdige opzegging, binnen de grenzen van het toepasselijke recht. Voor een begonnen periode is geen terugbetaling verschuldigd. Deze regels ontnemen de Klant niet zijn rechten bij een tekortkoming toe te rekenen aan DropTrace.
7. Onbetaalde bedragen
Mislukt een betaling, dan vraagt DropTrace de Klant de situatie te regulariseren; de toegang kan geschorst worden tot de regularisatie. Gegevens worden nooit gewist louter wegens wanbetaling. Laattijdige betalingen kunnen aanleiding geven tot de interesten en invorderingsvergoeding voorzien door de Belgische wet betreffende handelstransacties. De nog verschuldigde bedragen onder de verbintenis blijven opeisbaar.
8. Verplichtingen van de Klant, berekeningen en pre-facturatie
De Klant gebruikt de Dienst voor zijn beroepsactiviteit en met naleving van het toepasselijke recht (arbeidsrecht, fiscale en sociale verplichtingen, rechten van de personen van wie hij gegevens verwerkt). Hij stelt zelf zijn tarieven en berekeningsregels in en beschikt over de nodige rechten voor de gegevens die hij importeert.
DropTrace berekent automatisch loon, omzet, marges en pre-facturatieoverzichten op basis van de ingevoerde gegevens en de door de Klant gekozen instellingen. Deze bedragen moeten vóór elk officieel gebruik gecontroleerd worden. Pre-facturatieoverzichten zijn geen fiscale facturen: de Klant blijft verantwoordelijk voor zijn definitieve facturen en boekhoudkundige documenten. Resultaten van artificiële intelligentie zijn een hulpmiddel en kunnen fouten bevatten; ze moeten door een mens gecontroleerd worden. Deze regels vormen geen algemene uitsluiting van aansprakelijkheid voor fouten die aan de software toe te rekenen zijn.
9. Inhoud, gegevens en depotverantwoordelijken
Foto's, tellingen en ingevoerde informatie (dienststarts, rapporten, klachten) blijven eigendom van de Klant of de betrokken Gebruiker. DropTrace gebruikt ze enkel om de Dienst te leveren en, in voorkomend geval geanonimiseerd, om hem te verbeteren.
Voor de persoonsgegevens die de Klant hem toevertrouwt (onder meer die van zijn chauffeurs) treedt DropTrace op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG: hij verwerkt ze enkel om de Dienst te leveren en volgens de instructies van de Klant, verzekert hun vertrouwelijkheid en beveiliging, en doet enkel een beroep op dienstverleners met voldoende garanties. De Klant blijft verantwoordelijk voor de verwerkingen die hij beslist en voor de informatie aan zijn medewerkers. De details staan in het privacybeleid (AVG), dat integraal deel uitmaakt van deze Voorwaarden.
Depotverantwoordelijken. Een onderaannemer die (via een aanvaarde uitnodiging) gekoppeld is aan een depotverantwoordelijke, geeft hem toegang tot de operationele gegevens die nodig zijn om zijn activiteit op te volgen (rapporten, aanwezigheid, verschillen, klachten), nooit tot zijn interne gesprekken. Het gebruik van DropTrace creëert of wijzigt de handelsrelatie tussen depotverantwoordelijke, onderaannemer en chauffeurs niet.
10. Hosting, beveiliging en bewaring
De Dienst steunt onder meer op Netlify (website en serverfuncties), Supabase (authenticatie, databank, opslag van foto's), Stripe (betalingen), Resend (e-mails), Anthropic (functies met artificiële intelligentie) en de meldingsdiensten van Apple en Google. De gegevens van elk bedrijf zijn gescheiden en beschermd door toegangscontroles op het niveau van de databank.
Foto's van dienststart en dagrapport worden na 90 dagen automatisch gewist. Andere gegevens worden bewaard tijdens de duur van het contract en volgens het privacybeleid. De Klant kan zijn gegevens (Excel-exports) op elk moment exporteren tot het einde van zijn contract.
11. Externe diensten
Sommige functies werken met externe diensten (bijvoorbeeld Stripe, of de DropTrace-extensie voor het platform van Colis Privé, die werkt met de eigen sessie van de Klant op dat platform). De Klant moet over de nodige rechten en toestemmingen beschikken. DropTrace garandeert de beschikbaarheid van een onafhankelijk extern platform niet; wijzigingen daarvan kunnen sommige functies tijdelijk beïnvloeden. DropTrace is niet verbonden met en niet erkend door Colis Privé.
12. Beschikbaarheid en support
DropTrace zet redelijke middelen in om de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de Dienst te verzekeren, zonder garantie dat hij nooit onderbroken wordt of foutloos is; er wordt geen cijfermatige beschikbaarheid gegarandeerd. Onderbrekingen kunnen voorkomen bij updates, onderhoud of incidenten; belangrijk onderhoud wordt indien mogelijk aangekondigd. Support is bereikbaar via contact@droptrace.eu en vanuit de app.
13. Aansprakelijkheid
Elke partij is aansprakelijk voor haar tekortkomingen volgens het toepasselijke recht. DropTrace kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade (omzetverlies, gegevensverlies door niet-conform gebruik), voor door Gebruikers ingevoerde informatie, of voor beslissingen die enkel genomen worden op basis van automatische berekeningen of resultaten van artificiële intelligentie zonder controle. Geen enkele beperking geldt bij opzet of zware fout, of wanneer de wet ze verbiedt.
14. Schorsing om gegronde redenen
DropTrace kan een account tijdelijk schorsen wanneer dat nodig is om een ernstig veiligheidsrisico, fraude, onwettig gebruik of een schending van artikel 3bis te voorkomen. De schorsing is evenredig en wordt, waar mogelijk, vooraf meegedeeld. Elke partij kan bij ernstige niet-nakoming de wettelijke middelen tot ontbinding inroepen. Het einde van de Dienst ontslaat de partijen niet van hun verplichtingen inzake gegevens, vertrouwelijkheid en betaling.
15. Wijziging van de voorwaarden
Deze Voorwaarden kunnen worden bijgewerkt; datum en versie staan bovenaan deze pagina. Wezenlijke wijzigingen worden vóór hun inwerkingtreding per e-mail meegedeeld aan actieve Klanten. Essentiële voorwaarden aanvaard voor een lopende verbintenis (prijs, duur) worden tijdens die verbintenis niet gewijzigd. De door elke Klant aanvaarde versie wordt bij de inschrijving geregistreerd.
16. Toepasselijk recht, geschillen en taal
Deze Voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Elke klacht kan worden gericht aan contact@droptrace.eu; de partijen zoeken eerst een minnelijke oplossing. Bij gebrek daaraan valt elk geschil onder de exclusieve bevoegdheid van de Belgische rechtbanken. Deze Voorwaarden bestaan in het Frans, Nederlands en Engels; bij tegenstrijdigheid heeft de Franse versie voorrang. Mocht een bepaling ongeldig worden verklaard, dan blijven de andere van toepassing.
17. Contact
Voor vragen over deze Voorwaarden kunt u ons schrijven via contact@droptrace.eu.